La Digitalizzazione dei Sistemi Integrati di Gestione Sicurezza e Salute del Lavoro, Ambiente e Qualità (QHSE) negli Operatori del Settore Ferroviario
In questo white paper ci occupiamo di cosa è un Sistema di Gestione Integrato (QHSE), perché è utile nel settore delle Ferrovie e quali sono i vantaggi della digitalizzazione.
La trasformazione digitale non è solo l’adozione di una tecnologia. Si concretizza se:
- Realizza un reale cambiamento culturale, organizzativo e manageriale;
- Interessa concretamente i processi lavorativi, incentivando la trasparenza, la condivisione e l’inclusione di tutti gli interessati.
Cosa è un QHSE?
QHSE è l’acronimo di Quality, Health, Safety, and Environment. Un Sistema QHSE è il Sistema di Gestione integrato finalizzato alla Qualità, alla Salute e Sicurezza sul Lavoro e all’Ambiente. È uno strumento per la Direzione, utile per gestire e per sviluppare l’organizzazione con particolare attenzione ai cambiamenti alle Leggi nazionali, comunitarie, internazionali e specifiche di Settore, in modo da ridurre il rischio di infortunio sul lavoro, sanzioni, perdite finanziarie o danni di reputazione.
Il sistema integrato QHSE nelle ferrovie
I temi della Salute, Sicurezza sul lavoro e della Qualità dei Servizi erogati alla Clientela sono sempre più posizionati al centro dello sviluppo e della crescita, non solo delle Aziende del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane, ma dell’intero comparto degli Operatori del Settore Ferroviario, come valori imprescindibili ed elementi qualificanti della loro identità industriale.
L’obiettivo dell’innalzamento del livello della Salute, della Sicurezza del Lavoro e del controllo dell’impatto ambientale, sia per l’incolumità della popolazione che si muove sulla Rete Ferroviaria, sia per gli addetti alla realizzazione e alla manutenzione delle opere, è una mission che passa attraverso investimenti dedicati e il miglioramento tecnologico non solo per la Governance, ma anche per l’operatività sul Territorio.
In questo contesto, qui di seguito viene presentata una soluzione di innovazione tecnologica utile per realizzare la Digitalizzazione dei Sistemi Integrati di Gestione, elementi centrali dei Piani Industriali e componenti di base a sostegno della Responsabilità Sociale d’Impresa. In sostanza, viene qui messa a disposizione la preziosa esperienza maturata in questo contesto da Rete Ferroviaria Italiana, concretizzata con la progettazione, la realizzazione e l’attivazione della piattaforma digitale per il SIGS (Sistema Integrato per la Gestione della Sicurezza dell’Esercizio Ferroviario)
L’esigenza di digitalizzare il Sistema Integrato QHSE: le priorità di intervento
L’esigenza di avere a disposizione un adeguato e innovativo supporto digitale per le attività che quotidianamente sono richieste per sviluppare, manutenere e migliorare continuamente il Sistema Integrato QHSE, nonché per il mantenimento delle Certificazioni acquisite da parte di Enti esterni accreditati, riveste oramai carattere di particolare urgenza.
Già nel corso dell’analisi del campo di applicazione e dei Requisiti degli Utenti che quotidianamente si occupano della Governance e della Gestione dei Sistemi QHSE sia nelle Sedi aziendali, sia sul Territorio, emergono le “priorità applicative” richieste ad una nuova soluzione digitale di supporto. Qui di seguito vengono presentate in ordine di priorità, da verificare caso per caso per le singole Imprese del Settore, le soluzioni applicative prioritarie che hanno caratterizzato la progettazione e l’attivazione della web solution realizzata da NTT DATA per la digitalizzazione del SIGS di Rete Ferroviaria Italiana, componenti applicative utilizzate anche dal Ministero delle Infrastrutture e della mobilità sostenibile, soluzione considerata “best practice” a livello nazionale.
L’obiettivo del Progetto è stato quello di attivare una innovativa web solution che renda disponibile, in tempi brevi e con costi sostenibili, una piattaforma unificata e integrata che garantisca la soddisfazione dei requisiti comunemente espressi dalla Direzione Compliance e più in particolare dai responsabili del Sistema Integrato di Gestione aziendale QHSE.
Una piattaforma digitale che promuova il miglioramento continuo nelle attività di controllo nelle Sedi aziendali e nelle eventuali aree di lavoro sul Territorio, controlli integrati con la valutazione e la gestione del Rischio e dei Pericoli, migliorando il Monitoring e il Reporting. In sostanza, aumentare l’efficacia del Sistema Integrato QHSEQ e migliorare l’efficienza operativa sui Processi che impattano la Qualità dei Servizi erogati, la Salute, la Sicurezza e l’Ambiente.
La web solution è una soluzione unificata e integrata per un migliore approccio aziendale nel costruire, rendere disponibili e presentare gli aspetti organizzativi e operativi, i risultati dei Sistemi di Gestione, i dati e le informazioni da rendere disponibili per il Management, per gli Enti esterni di Controllo, Sorveglianza, Certificazione e per le Autorità Giudiziarie a fronte di eventuali procedimenti di natura civile o penale.
La piattaforma digitale gestisce:
- La documentazione descrittiva, attuativa e di registrazione del Sistema Integrato di Gestione HSEQ secondo i requisiti delle Normativa ISO di riferimento
- La Mappatura dei Processi impattati dalla Sicurezza, dalla Qualità e dall’Ambiente, con la correlazione all’impianto documentale
- Il ciclo completo degli Audit/Verifiche Ispettive nelle Sedi e sui cantieri su tutto il Territorio nazionale, con la gestione integrata del Rischio e dei Pericoli
- La Pianificazione e la gestione dei Progetti per la Sicurezza, la Qualità e l’Ambiente
- Il Monitoraggio continuo e il reporting per presentare, in tempo reale, dati e informazioni agli Enti Regolatori, di Pubblica Sicurezza, a Enti di Controllo, Sorveglianza e di Certificazione.
- La verifica della corretta comprensione e applicazione delle Disposizioni sul Campo
- La pianificazione dei programmi e dei progetti per il Miglioramento Continuo
QHSE – La conformità alla Normativa di riferimento
I numerosi Sistemi di Gestione supportati dalla piattaforma sono stati certificati secondo le Norme ISO da diversi Enti di Certificazione accreditati ACCREDIA, sia nazionali che internazionali.
QHSE – Le aree applicative
La soluzione digitale è strutturata su una suite di “moduli funzionali”, attivabili singolarmente o in forma integrata
L’accesso alle Funzionalità deve essere semplice, rapido e intuitivo
L’accesso alle funzionalità della Piattaforma avviene in modo rapido e intuitivo grazie ad un’interfaccia ad alta usabilità, progettata in modo da raggiungere facilmente documenti e informazioni di interesse in un particolare momento.
Priorità: semplificare la gestione integrata dell’impianto documentale del Sistema di Gestione QHSE
Questa area applicativa della piattaforma consente di semplificare la gestione della documentazione descrittiva, attuativa e di registrazione del Sistema Integrato QHSE, sia per gli Utenti “gestori”, sia per gli Utenti “consultatori”.
I requisiti, comunemente espressi dall’Utenza del Sistema Integrato QHSE, prevedono che la piattaforma debba organizzare i documenti secondo i livelli gerarchici previsti dalla Procedura per la gestione dei documenti fino al livello delle Istruzioni Operative, generare “modelli omogenei” di documenti che possono essere applicati in fase di redazione, assegnare i “ruoli” degli utenti gestori.
Gli ultimi documenti organizzativi e normativi approvati sono pubblicati in Home Page, con relativi allegati e abstract, è disponibile on-click l’elenco dei documenti e delle Norme e di tutti i documenti attivi nel sistema, sono gestiti i preferiti e resi disponibili modelli di documenti pronti all’uso. Ogni documento può essere soggetto a workflow di redazione, verifica, approvazione, con l’inoltro automatico di mail ad utenti predefiniti, a fronte di variazioni di stato del documento o di scadenze operative, sono gestite le liste di distribuzione e la presa visione dei documenti.
Ogni documento conserva la storia delle proprie versioni, consultabili e stampabili in ogni momento; sono disponibili report standard e comunque personalizzabili.
La Mappa Digitale dei Processi impattati dalle tematiche QHSE
Questa web application consente di costruire la Mappa digitale dei Processi impattati dai temi QHSE e di navigarla per accedere all’impianto documentale.
L’applicativo migliora la conoscenza dell’organizzazione aziendale e la comprensione dei cambiamenti organizzativi e operativi a tutto il personale, ovunque si trovi ad operare, a fronte di nuove Norme o di variazioni della Normativa vigente.
Prima della pubblicazione, le Mappe dei Processi sono soggette a workflow approvativo.
L’applicazione è integrata con un potente web-designer che consente di creare autonomamente i disegni attivi dei Processi, scendendo in drill-down fino al livello di flowchart elementare.
Negli schemi grafici dei Processi sono inseribili e attivabili i punti di controllo per la Compliance Normativa, con la pianificazione e lo scadenziario delle attività di verifica correlate alle responsabilità operative e manageriali. Alle Mappe digitali si possono correlare contenuti web, come immagini e film tutorial; per le ricerche, è disponibile un motore Google like con filtri personalizzabili, la web application è aperta per l’integrazione con i motori di ricerca semantica, è gestito lo storico delle Mappe Digitali dei Processi. sono disponibili report standard e comunque personalizzabili.
La priorità dei controlli sui Processi Operativi: la gestione integrata degli Audit
Questo modulo applicativo della suite è stato appositamente progettato e realizzato come strumento di supporto all’operatività quotidiana per le persone che in azienda si occupano di pianificare, eseguire e gestire gli Audit programmati sui Sistemi di Gestione QHSE.
L’applicazione fornisce un valido supporto alla pianificazione e gestione degli Audit, delle Verifiche Ispettive, delle Non Conformità, delle Azioni Correttive, garantendo il corretto flusso dei dati nonché la corretta archiviazione e distribuzione delle informazioni raccolte per il Monitoring e il Reporting per il riesame dei Sistemi di Gestione da parte della Direzione.
Questo modulo è integrato nativamente con la gestione documentale e con la Mappa digitale dei Processi.
L’applicazione consente di pianificare le singole operazioni che compongono ogni verifica ispettiva, attribuirne le responsabilità di attuazione e quindi controllarne l’esecuzione e l’evoluzione, registrare i risultati. Tali informazioni sono facilmente distribuite via rete ai responsabili delle attività verificate, in modo che questi possano intervenire con opportune azioni correttive e preventive affinché la Non Conformità non si ripresenti in futuro (miglioramento continuo).
L’applicazione consente di allestire “ postazioni mobili degli Auditor ” per poter inviare via rete i dati al repository centrale per l’archiviazione e le elaborazioni statistiche.
Un punto centrale nella Governance del Sistema QHSE: la gestione integrata del Rischio
Questa web application è stata progettata e realizzata per attivare un efficace “modello di difesa” per Board e Executive, per la gestione del Rischio operativo e strategico, con il processo indicato dalle Norme internazionali ISO 31000.
Le funzionalità dell’applicazione seguono pertanto il processo di gestione del Rischio previsto da questa normativa, nei suoi stati fondamentali: la definizione del contesto, l’identificazione del Rischio, l’analisi del Rischio, la Valutazione del Rischio e il trattamento del Rischio.
Ciascun Rischio può essere identificato e descritto sulla Mappa digitale del processo in esame, con la possibilità di inserire i punti di controllo per la governance del Rischio, con la correlazione alla Normativa.
I riscontri rilevati durante gli Audit sui processi, costituiranno gli input per il modulo per il Risk Management, necessari per l’analisi del Rischio, la costruzione della matrice P/I (Probabilità-Impatto) e altri KPI di processo, il trattamento del Rischio residuo tramite le Azioni Preventive, tutte funzionalità offerte dal modulo per gli Audit. L’attivazione di questa web application prevede una customizzazione funzionale necessaria alla luce delle particolari caratteristiche organizzative, operative e del settore di appartenenza proprio dell’azienda che intende adottarlo.
Essenziale è la possibilità di un adeguato sistema per il Monitoring e il Reporting
Questa web application QHSE consente la raccolta dei dati, la costruzione, elaborazione, l’aggregazione, la gestione e la consultazione online degli Indicatori di performance specifici dei Sistemi integrati di Gestione QHSE, organizzati in semplici Tableau du Board specifici a tutti i livelli (Top Mngt/Div/Dir).
L’applicativo consente di elaborare statisticamente i dati prodotti dagli altri moduli di cruisenet o da altre applicazioni, fonti esterne, Base Dati, in modo da ottenere una reportistica semplice, veloce e personalizzata sia per l’uso interno alle strutture interne, sia per soggetti esterni. L’applicazione, con opportuna system integration, preleva i dati da varie fonti, li aggrega e li presenta in un formato unico e omogeneo, gestisce il confronto dinamico dei parametri raccolti in base a esigenze predefinite, permette aggregazioni differenti consentendo la creazione di analisi personalizzate, storicizza le analisi aggregate.
Ma come si può essere certi che le disposizioni emanate dal Sistema QHSE siano effettivamente e correttamente applicate sul Campo?
Un’applicazione della piattaforma QHSE consente di comunicare, tramite la rete intranet aziendale, alle persone operative, le Procedure e le Istruzioni Operative per il corretto volgimento delle loro attività.
Il personale può accedere a queste informazioni per un continuo ed efficace “Self Learning”, navigando la Mappa digitale dei Processi. L’applicazione consente di presentare alle singole risorse operative un “questionario” con le domande relative a una nuova Procedura o Istruzione operativa al fine di verificarne il corretto apprendimento.
Il risultato di queste “ survey “ viene impiegato per organizzare eventuali interventi mirati di formazione.
L’esigenza di organizzare e pianificare il Miglioramento Continuo del Sistema di Gestione QHSE
Questa web application è stata progettata e realizzata per supportare le attività relative alla Pianificazione dei Progetti e al loro Monitoraggio tramite funzionalità di gestione e consultazione ad alta usabilità, profilate per i diversi Ruoli presenti in azienda.
Fornisce le funzionalità per la creazione dei piani di progetto, delle relative WBS (work breakdown structure), dell’assegnazione di budget economici e di risorse secondo un work-flow strutturato che coinvolge gli owner in base al grado di responsabilità
Gestisce il controllo di avanzamento relativo a tempi, costi e risorse impiegate nei progetti aziendali. Mantiene aggiornati le previsioni di progetto ‘a finire’, in base al consolidamento degli avanzamenti consuntivati.
Produce la reportistica dei progetti aggiornata in tempo reale, con i formati e la granularità di dati richiesti in azienda. Consultare l’archivio storico dei report relativi a tutte le revisioni e ripianificazioni di progetto.
Vantaggi offerti dal miglioramento della Digitalizzazione dei Sistemi Integrati di Gestione QHSE
I vantaggi sono così riassumibili:
- La semplificazione e il potenziamento della Governance della Compliance dei Processi alla Normativa, affinché le procedure interne possano prevenire i rischi e la violazione delle Norme di etero regolamentazione e autoregolamentazione, evitando il rischio di incidenti e di incorrere in sanzioni, perdite finanziarie o danni di reputazione
- Il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia nelle attività quotidiane per l’attivazione di nuovi Sistemi di Gestione, per il loro mantenimento e il miglioramento continuo
- ll contenimento dei tempi e dei costi nell’attivazione della piattaforma, potendone sfruttare l’immediata disponibilità La riduzione del rischio d’Impresa e della responsabilità civile e penale del Management, con la possibilità di presentare, in tempo reale, dati e informazioni agli Enti Regolatori, di Pubblica Sicurezza, di inquisizione, di Controllo, Sorveglianza e di Certificazione.
Articolo scritto in collaborazione con NTT Data Italia
NTT DATA è una multinazionale con sede a Tokyo, 130.000 dipendenti presenti in 50 Paesi, che si occupa di system integration, servizi professionali e consulenza strategica facente parte del gruppo Nippon Telegraph and Telephone (NTT).
La piattaforma SIGS-Web
Se sei interessato a conoscere:
- Cosa sono i Sistemi di Gestione integrati e quali sono i vantaggi integrando la Sicurezza della circolazione dei treni e dell’esercizio ferroviario, Salute e Sicurezza sul Lavoro, la Tutela ambientale e la Qualità ;
- I principi, gli approcci, i metodi della sicurezza ferroviaria;
- quale è l’impatto della digitalizzazione sull’efficienza produttiva
- quali sono le tecnologie utilizzate per la digitalizzazione dei sistemi di gestione;
- Perchè SIGS-WEB e rappresenta oggi la best practice.
Segui il webinar organizzato da CIFI con il contributo incondizionato di NTT DATA. Iscrizioni al link https://www.ferrovie.academy/convegni/sistemi-di-gestione-integrati-cifi/ anche in differita
